Нужно ли проводить внеплановую СОУТ при реорганизации и переименовании должностей?

В результате реорганизации в форме присоединения одной организации к другой произошло переименование отделов и должностей без изменения условий труда и трудовых функций работников. Работодатель столкнулся с вопросами о необходимости проведения внеплановой специальной оценки условий труда и определения места хранения документов по СОУТ. Требуется определить порядок действий при отсутствии изменений условий труда и установить правила хранения документации.

Нет, при реорганизации в форме присоединения и переименовании должностей без изменения условий труда внеплановая СОУТ не требуется. Решение о непроведении принимает комиссия по специальной оценке условий труда.

Чтобы решение было верным, обратите внимание на следующее:

Согласно ФЗ-426 ст. 17 ч. 3, внеплановая специальная оценка условий труда не проводится при реорганизации юридического лица или изменении наименований рабочих мест, если эти изменения не повлекли оснований для внеплановой СОУТ. К таким основаниям относятся: ввод новых рабочих мест, изменение технологического процесса, несчастный случай и другие случаи, перечисленные в пунктах 1, 3-5 и 7 части 1 статьи 17 ФЗ-426.

При присоединении организаций и переименовании отделов/должностей без изменения фактических условий труда (вредных факторов, оборудования, технологических процессов) обязанность проводить внеплановую СОУТ не возникает. Ключевой критерий — отсутствие изменений в производственной среде, которые могли бы повлиять на уровень воздействия вредных факторов на работников.

Важно: Решение о непроведении внеплановой СОУТ должно быть оформлено протоколом комиссии по специальной оценке условий труда с указанием отсутствия оснований, предусмотренных ФЗ-426 ст. 17 ч. 1.

Где хранить документы по СОУТ: в головном офисе или филиалах

Законодательство не устанавливает конкретного места хранения. Документы могут храниться как в головном офисе, так и в филиалах, но должны быть доступны для проверок.

ФЗ-426 не определяет порядок хранения документов по специальной оценке условий труда. Работодатель вправе самостоятельно определить место хранения оригиналов отчетов, карт СОУТ и протоколов с учетом обеспечения их сохранности и доступности.

При наличии филиалов в разных районах области рекомендуется:

• Хранить копии документов по СОУТ в филиалах для оперативного доступа
• Оригиналы отчетов и сводных ведомостей хранить в головном офисе
• Утвердить локальным положением порядок доступа к документам

Важно: При проверке ГИТ документы по СОУТ должны быть предъявлены в течение 3 рабочих дней независимо от места хранения (Приказ Роструда от 21.03.2019 № 77 п. 42).

Как оформить решение о непроведении внеплановой СОУТ

Комиссия по специальной оценке условий труда оформляет протокол с обоснованием отсутствия оснований для внеплановой оценки.

Порядок оформления установлен ФЗ-426 ст. 17 ч. 3:

1. 1Комиссия анализирует изменения после реорганизации: сравнивает фактические условия труда до и после переименования отделов/должностей.
2. 2Устанавливает отсутствие оснований для внеплановой СОУТ из перечня в ФЗ-426 ст. 17 ч. 1 пп. 1, 3-5, 7.
3. 3Составляет протокол заседания комиссии с указанием:
4. 4Факта реорганизации и переименования
5. 5Отсутствия изменений в условиях труда
6. 6Отсылки к ФЗ-426 ст. 17 ч. 3
7. 7Решения о непроведении внеплановой СОУТ
8. 8Протокол подписывается всеми членами комиссии и хранится вместе с документами по СОУТ.

Важно: К протоколу следует приложить приказ о реорганизации, новые штатные расписания и сравнительный анализ условий труда для подтверждения отсутствия изменений.

Каков срок хранения документов по СОУТ

От 45 до 75 лет в зависимости от наличия вредных условий труда, установленных по результатам оценки.

Сроки хранения определены Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236):

• При отсутствии вредных/опасных условий: 45 лет
• При установлении классов вредности 3.1-3.4 или опасности 4: 50 лет
• При подтверждении воздействия особо вредных факторов (асбест, ионизирующее излучение): 75 лет

К документам длительного хранения относятся:

• Отчет о проведении СОУТ
• Карты специальной оценки условий труда
• Протоколы измерений вредных факторов
• Сводные ведомости
• Перечни мероприятий по улучшению условий труда

Важно: Срок исчисляется с даты завершения делопроизводства по документам. Уничтожение документов до истечения срока хранения влечет административную ответственность по КоАП РФ ст. 13.20.

Содержание публикаций носит исключительно информационно-ознакомительный характер и не является юридически значимой консультацией. Изложенные мнения — это персональные суждения практиков в области охраны труда. В ходе решения реальных кейсов необходимо ориентироваться на новейшие редакции правовых актов, а в обстоятельствах, требующих углублённого разбора, обращаться к профильным экспертам узкого профиля.