+7 (499) 995-22-40

Можно ли подписывать отчет по СОУТ факсимиле?

факсимиле подпись отчет СОУТ

Работодатель заключил договор со специализированной организацией на проведение СОУТ, предусматривающий использование факсимиле для подписания отчетных документов. Возникает вопрос о соответствии такой практики требованиям законодательства.

Нет, подписывать отчет по специальной оценке условий труда (СОУТ) факсимильной подписью запрещено. Закон требует собственноручной подписи либо усиленной электронной подписи.

Чтобы решение было верным, обратите внимание на следующее:

Отчет по СОУТ — официальный документ, содержащий результаты оценки условий труда на рабочих местах. Согласно п. 2 ст. 15 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (ФЗ-426), отчет подписывается всеми членами комиссии и утверждается председателем комиссии путем подписания собственноручной подписью либо усиленной электронной подписью. Использование факсимиле (механического воспроизведения подписи) не предусмотрено ни ФЗ-426, ни подзаконными актами, включая Приказ Минтруда России от 21.11.2023 № 817н, утвердивший форму отчета и инструкцию по его заполнению.

Это требование распространяется на все разделы отчета, включая титульный лист, карты СОУТ и сводную ведомость. Условие в договоре со специализированной организацией о применении факсимиле не отменяет законодательных требований и является недействительным в этой части.

Важно: Отчет, подписанный факсимиле, не будет считаться действительным. Это может повлечь признание СОУТ непроведенной и административную ответственность по ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ (штраф до 80 000 рублей для юридических лиц).

Какие нормативные акты запрещают использование факсимиле при подписании отчета по СОУТ

ФЗ-426 ст. 15 и Приказ Минтруда № 817н прямо требуют собственноручной или электронной подписи, исключая факсимиле.

Подписание отчета по СОУТ регулируется:

  • Федеральным законом от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (ст. 15 ч. 2), где указано, что отчет подписывается собственноручной подписью либо усиленной электронной подписью;
  • Приказом Минтруда России от 21.11.2023 № 817н, утвердившим форму отчета (Приложение № 3) и инструкцию по его заполнению (Приложение № 4).

В п. 2 Инструкции (Приложение № 4 к Приказу № 817н) подчеркивается, что на титульном листе указываются ФИО председателя и членов комиссии, «удостоверенные их подписями». Аналогичные требования содержатся в п. 3–5 Инструкции для других разделов отчета. Термин «подпись» в данном контексте означает собственноручное подписание документа. Использование факсимиле не соответствует этим требованиям, так как не обеспечивает идентификацию лица, подписавшего документ.

Важно: Ни ФЗ-426, ни Приказ № 817н не содержат исключений для факсимиле. Даже если комиссия крупная, а отчет объемный, это не освобождает от обязанности лично подписать документ.

Как правильно подписать отчет по СОУТ

Отчет подписывается собственноручно каждым членом комиссии и утверждается председателем собственноручно или с использованием усиленной электронной подписи.

Порядок подписания отчета по СОУТ установлен п. 2 ст. 15 ФЗ-426 и детализирован в Приказе Минтруда № 817н:

  1. 1После составления отчета организацией, проводящей СОУТ, документ направляется работодателю.
  2. 2В течение 30 календарных дней комиссия работодателя должна подписать отчет:
  3. 3Все члены комиссии подписывают отчет собственноручно (на бумажном носителе) либо усиленной электронной подписью (для электронного документа).
  4. 4Председатель комиссии утверждает отчет, также проставляя собственноручную или электронную подпись.
  5. 5Член комиссии, не согласный с результатами, прилагает особое мнение в письменной форме.

Для электронного подписания используется:

  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
  • либо усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) при условии ее создания в инфраструктуре, обеспечивающей взаимодействие с государственными информационными системами.

Важно: Электронная подпись должна соответствовать требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Факсимиле не является электронной подписью.

Что делать, если в договоре со специализированной организацией предусмотрено использование факсимиле

Условие договора о применении факсимиле для подписания отчета по СОУТ недействительно, так как противоречит императивным нормам трудового законодательства.

Согласно ст. 422 Гражданского кодекса РФ, условия договора, противоречащие закону, не применяются. В данном случае требование ФЗ-426 и Приказа № 817н о собственноручной или электронной подписи является императивным. Специализированная организация, проводящая СОУТ, обязана обеспечить соответствие отчета законодательству независимо от договорных условий.

Работодателю следует:

  1. 1Игнорировать условие договора о факсимиле как недействительное.
  2. 2Требовать от специализированной организации предоставления отчета, подписанного надлежащим образом.
  3. 3При необходимости внести изменения в договор, исключив положение о факсимиле.

Важно: Специализированная организация, которая настаивает на использовании факсимиле, нарушает требования ФЗ-426, что может повлечь исключение ее из реестра организаций, проводящих СОУТ.

Каковы последствия подписания отчета по СОУТ факсимиле

Отчет, подписанный факсимиле, не будет считаться действительным, что приравнивается к непроведению СОУТ и влечет административную ответственность.

Если отчет по СОУТ подписан факсимиле:

  • Работодатель не сможет доказать проведение СОУТ при проверке Государственной инспекцией труда (ГИТ).
  • СОУТ будет считаться непроведенной, что является нарушением ст. 212 Трудового кодекса РФ.
  • Работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ (штраф до 80 000 руб. для юридических лиц).
  • Результаты такой СОУТ не могут использоваться для предоставления гарантий и компенсаций работникам (например, досрочной пенсии, дополнительного отпуска).

Чтобы исправить ситуацию, необходимо:

  1. 1Аннулировать недействительный отчет.
  2. 2Провести СОУТ заново с соблюдением требований к подписанию документов.
  3. 3Утвердить новый отчет.

Важно: Даже если работодатель принял отчет с факсимиле, это не освобождает от обязанности провести СОУТ в установленном порядке. Срок проведения СОУТ (раз в 5 лет или при изменении условий труда) продолжает течь.

Данный материал подготовлен исключительно для ознакомления и не претендует на роль юридической консультации. Суждения, высказанные экспертами, отражают их личную профессиональную позицию в сфере охраны труда. Прикладные задачи требуют опоры на актуальные нормативно-правовые документы в их действующей редакции; в затруднительных ситуациях необходимо привлечение специалистов с узкой экспертизой.