Можно ли ознакомлять новых работников с результатами СОУТ по сканам карт?

Работодатель использует скан-копии карт СОУТ для ознакомления вновь принимаемых сотрудников и применяет отдельный лист ознакомления. Возникает вопрос о правомерности такого подхода и соответствии требованиям законодательства об охране труда.

Да, работодатель может ознакомлять вновь принятых работников с результатами специальной оценки условий труда (СОУТ) с использованием скан-копий карт СОУТ и листа ознакомления произвольной формы. Законодательство не требует обязательной подписи в оригинале карты.

Чтобы решение было верным, обратите внимание на следующее:

Работодатель обязан обеспечить письменное ознакомление работника с результатами СОУТ на его рабочем месте под подпись. Эта обязанность установлена пунктом 4 части 2 статьи 4 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (далее — ФЗ-426). При этом форма ознакомления (оригинал карты, скан-копия или лист ознакомления) нормативными актами не регламентируется. Главное — зафиксировать факт ознакомления с конкретными результатами, относящимися к рабочему месту сотрудника.

Для работников, принятых после проведения СОУТ, ознакомление организуется при трудоустройстве. Включение сведений об условиях труда в трудовой договор не заменяет процедуру ознакомления с картой СОУТ. Это подтверждается судебной практикой, например, Определением Первого кассационного суда общей юрисдикции от 12.03.2024 № 88-5876/2024, где указано, что отсутствие подписи в карте СОУТ считается нарушением независимо от даты проведения оценки.

Важно: Работодатель должен хранить документ об ознакомлении (лист или скан карты с подписью) в течение всего периода действия результатов СОУТ на данном рабочем месте.

Каков порядок ознакомления вновь принятых работников с результатами СОУТ

Ознакомление проводится под подпись при приеме на работу с использованием карты СОУТ (оригинала или копии) или листа ознакомления; срок — в момент заключения трудового договора.

Порядок установлен частью 5 статьи 15 ФЗ-426 и включает следующие шаги:

1. 1Определить рабочее место вновь принимаемого работника и убедиться, что в отношении него проведена СОУТ.
2. 2Подготовить копию карты СОУТ на это рабочее место или сформировать лист ознакомления произвольной формы с указанием:
3. 3реквизитов работника (ФИО, должность);
4. 4номера и даты карты СОУТ;
5. 5установленного класса (подкласса) условий труда;
6. 6предусмотренных компенсаций (при наличии).
7. 7Предоставить документ работнику для ознакомления под подпись до или в момент подписания трудового договора.
8. 8Хранить подписанный документ вместе с отчетом о проведении СОУТ.

Срок для действующих работников — не позднее 30 календарных дней со дня утверждения отчета (часть 5 статьи 15 ФЗ-426). Для вновь принимаемых работников срок законодательно не установлен, но исходя из требований статьи 68 ТК РФ и позиции Минтруда (Письмо от 16.06.2015 № 15-1/ООГ-3913) ознакомление должно проводиться при приеме на работу.

Важно: При переводе на другое рабочее место с уже проведенной СОУТ ознакомление проводится повторно в день перевода.

Нужно ли вносить изменения в карту СОУТ при приеме нового работника

Нет, карта СОУТ не изменяется при приеме нового работника, так как содержит сведения о рабочем месте, а не о конкретном сотруднике.

Карта специальной оценки условий труда — это документ, который содержит сведения об условиях труда на конкретном рабочем месте (Приказ Минтруда России от 21.11.2023 № 817н). Она привязана к рабочему месту (должности, профессии) и не зависит от смены работника. Поэтому при приеме нового сотрудника на это рабочее место карта СОУТ остается неизменной.

В карте указываются идентификационные данные рабочего места, перечень вредных факторов, класс условий труда и меры защиты. Эти данные не меняются при смене работника. Работодатель лишь обеспечивает ознакомление нового сотрудника с действующей картой.

Важно: Если при приеме нового работника изменились характеристики рабочего места (например, установлено новое оборудование), может потребоваться внеплановая СОУТ по пункту 3 части 1 статьи 17 ФЗ-426.

Как оформить лист ознакомления с результатами СОУТ

Лист ознакомления составляется в произвольной форме и должен содержать реквизиты работника, сведения о рабочем месте, дату ознакомления и подпись.

Поскольку законодательство не устанавливает унифицированную форму, работодатель вправе разработать собственный документ. Рекомендуется включить в лист ознакомления:

• Наименование работодателя.
• ФИО и должность работника.
• Номер и дату карты СОУТ (или отчета о СОУТ).
• Наименование рабочего места.
• Установленный класс (подкласс) условий труда.
• Перечень предусмотренных компенсаций (доплаты, дополнительный отпуск, сокращенное рабочее время).
• Дату ознакомления.
• Подпись работника с расшифровкой.

Лист ознакомления может быть составлен в виде таблицы для нескольких работников или индивидуально. Документ подшивается к отчету о проведении СОУТ и хранится 45 лет (Приказ Минтруда № 817н).

Важно: При использовании скан-копий карт СОУТ убедитесь, что копия читаема и содержит все существенные сведения об условиях труда.

Представленная информация даётся лишь для общего понимания и не может служить заменой официальной правовой помощи. Все оценки принадлежат конкретным экспертам по охране труда и выражают их личную точку зрения. В повседневной работе следует руководствоваться последними версиями нормативных документов; столкнувшись со сложной ситуацией, нужно привлекать специалистов узкой направленности.