+7 (499) 995-22-40

Можно ли ознакомить удалённых работников с отчётом СОУТ по копиям?

ознакомление с соут удаленных работников

Работодатель планирует организовать ознакомление сотрудников на удалённых рабочих местах с результатами специальной оценки условий труда. Описан способ: направление копий документов с последующим получением подписанных экземпляров для приложения к оригиналу отчёта. Требуется определить правомерность такого порядка.

Да, работодатель вправе ознакомить удалённых работников с результатами СОУТ, направив им копии отчёта и карт оценки для подписи. Подписанные копии прикладываются к оригиналу отчёта как подтверждение факта ознакомления.

Чтобы решение было верным, обратите внимание на следующее:

Этот способ соответствует требованиям Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ (далее — ФЗ-426), который обязывает ознакомить работников с результатами спецоценки в письменной форме под подпись (п. 4 ч. 2 ст. 4 ФЗ-426). Закон не устанавливает жёстких требований к формату носителя, поэтому использование копий документов допустимо. Ключевое условие — обеспечение достоверности подписи работника и фиксация даты ознакомления. Для удалённых сотрудников направление копий по электронной почте или через корпоративные порталы с последующим получением подписанных экземпляров является практичным решением. Подписанные копии карт СОУТ хранятся вместе с оригиналом отчёта, формируя полный комплект документов.

Важно: Срок ознакомления — не позднее 30 календарных дней с даты утверждения отчёта о СОУТ (ст. 15 ч. 5 ФЗ-426). Периоды командировки, отпуска или болезни работника исключаются из этого срока.

Как оформить ознакомление удалённых работников с отчётом СОУТ

Через направление копий документов электронными каналами связи с получением подтверждения подписи и даты ознакомления.

Порядок действий:

  1. 1Подготовить копии страниц отчёта СОУТ, относящихся к рабочему месту сотрудника (включая карту СОУТ).
  2. 2Направить документы работнику доступным способом: электронной почтой, через LMS-систему или мессенджер (при наличии согласия на такой формат связи).
  3. 3Получить обратно подписанную копию карты СОУТ с указанием даты ознакомления. Электронная подпись работника допустима при её юридической значимости.
  4. 4Приложить подписанную копию к оригиналу отчёта о СОУТ.
  5. 5Зафиксировать факт и дату ознакомления в журнале учёта.

Этот метод соответствует принципам, утверждённым в Письме Минтруда России от 23.06.2022 № 15-1/В-1855: работодатель вправе использовать любые способы, гарантирующие достоверность ознакомления.

Важно: При направлении документов по электронной почте рекомендуется запросить у работника подтверждение получения.

Каков срок ознакомления работников с результатами СОУТ

30 календарных дней с даты утверждения отчёта, исключая периоды отсутствия работника.

Согласно ст. 15 ч. 5 ФЗ-426, работодатель обязан организовать ознакомление в течение 30 календарных дней после утверждения отчёта. В этот срок не засчитываются:

  • Временная нетрудоспособность;
  • Ежегодный отпуск;
  • Служебная командировка;
  • Периоды междувахтового отдыха. Для удалённых работников отсчёт срока начинается с момента направления документов. Если работник не подтвердил получение, работодатель должен предпринять дополнительные меры (дублирование отправки, телефонное уведомление).

Важно: Пропуск 30-дневного срока без уважительных причин является нарушением ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Как ознакомить вновь принятых работников с результатами СОУТ

Через включение условий в трудовой договор и проведение вводного инструктажа с предоставлением актуальных данных.

Работники, принятые после проведения СОУТ, знакомятся с её результатами при заключении трудового договора (Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2024 № 5-КГ24-3). В раздел трудового договора об условиях труда включаются:

  • Класс (подкласс) условий труда;
  • Перечень вредных факторов;
  • Сведения о гарантиях и компенсациях. Факт ознакомления фиксируется подписью работника на приложении к договору или в листе ознакомления. Для удалённых сотрудников применяется тот же алгоритм, что и при ознакомлении с отчётом: направление копий документов с получением подписи.

Важно: Если СОУТ проводилась давно, работодатель обязан предоставить актуальные сведения, соответствующие текущим условиям труда.

Содержание публикаций носит исключительно информационно-ознакомительный характер и не является юридически значимой консультацией. Изложенные мнения — это персональные суждения практиков в области охраны труда. В ходе решения реальных кейсов необходимо ориентироваться на новейшие редакции правовых актов, а в обстоятельствах, требующих углублённого разбора, обращаться к профильным экспертам узкого профиля.