+7 (499) 995-22-40

Можно ли ознакомить работника с копией карты СОУТ вместо оригинала?

ознакомление с копией карты СОУТ

Работодатель ознакомил удаленного работника с копией карты специальной оценки условий труда из-за территориальной разобщенности подразделений. Возникает вопрос о правомерности такого подхода и соответствии требованиям законодательства.

Нет, ознакомление с копией карты СОУТ вместо оригинала является нарушением. Закон требует личной подписи работника на оригинале документа согласно Приказу Минтруда № 817н.

Чтобы решение было верным, обратите внимание на следующее:

Карта специальной оценки условий труда — это оригинальный документ, содержащий подписи комиссии, эксперта и самого работника. Согласно пп. 13 п. 5 Приложения № 4 к Приказу Минтруда России от 21.11.2023 № 817н, работник обязан подписать карту СОУТ на своем рабочем месте после ознакомления с результатами. Удаленность подразделения не отменяет это требование — законодатель не предусматривает замену оригинала копией. Работодатель обязан обеспечить доступ работника к оригиналу документа, например, организовав доставку карты в подразделение или временный перевод сотрудника в головной офис.

Как правильно организовать ознакомление с картой СОУТ для удаленных работников

Путем доставки оригинала документа в подразделение или использования усиленной квалифицированной электронной подписи при наличии технической возможности.

Порядок действий:

  1. 1Подготовить оригинал карты СОУТ с подписями комиссии и эксперта.
  2. 2Организовать физическую доставку документа в удаленное подразделение под ответственность уполномоченного сотрудника.
  3. 3Обеспечить личное ознакомление работника с документом под роспись в присутствии руководителя подразделения.
  4. 4Вернуть подписанный оригинал в головной офис для хранения.

Альтернативный вариант — электронное ознакомление через систему ЭДО с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) работника. Это допустимо при условии, что электронная карта содержит все реквизиты оригинала и подписана УКЭП всеми членами комиссии.

Важно: Простая электронная копия без ЭП или фотография документа не заменяют оригинал. Требование о подписании карты работником установлено пп. 13 п. 5 Приложения № 4 к Приказу № 817н.

Можно ли использовать электронный документооборот для карт СОУТ

Да, при соблюдении требований к электронной подписи и формату документа.

Электронное ознакомление допустимо, если:

  • Карта оформлена в машиночитаемом формате с сохранением всех реквизитов;
  • Документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью председателя комиссии, эксперта и работника;
  • Система ЭДО обеспечивает фиксацию даты и факта ознакомления;
  • Работник имеет техническую возможность подписать документ УКЭП.

Это соответствует принципам электронного документооборота, установленным ФЗ-63 «Об электронной подписи». При отсутствии УКЭП у работника электронный формат неприменим — требуется бумажный оригинал.

Что грозит работодателю за ознакомление с копией вместо оригинала

Признание нарушения порядка проведения СОУТ с возможным аннулированием результатов и административным штрафом.

Неправильное ознакомление влечет:

  1. 1Признание результатов СОУТ недействительными по обращению работника в ГИТ (ФЗ-426 ст. 26).
  2. 2Штраф по КоАП РФ ст. 5.27.1:
  3. 360 000-80 000 руб. для юрлиц;
  4. 415 000-25 000 руб. для должностных лиц.
  5. 5Дополнительные расходы на повторное проведение спецоценки.

Работник вправе обжаловать нарушения в суде или прокуратуре в течение 3 месяцев с момента ознакомления с результатами (ТК РФ ст. 392).

Содержание публикаций носит исключительно информационно-ознакомительный характер и не является юридически значимой консультацией. Изложенные мнения — это персональные суждения практиков в области охраны труда. В ходе решения реальных кейсов необходимо ориентироваться на новейшие редакции правовых актов, а в обстоятельствах, требующих углублённого разбора, обращаться к профильным экспертам узкого профиля.