Где хранить документы СОУТ при наличии головного офиса и филиалов?
Организация имеет главный офис и филиалы, распределенные по области. Возникает вопрос о месте хранения оригиналов документов специальной оценки условий труда и о порядке ознакомления новых работников в филиалах с результатами СОУТ, в частности о возможности использования скан-копий и отдельного листа ознакомления.
Документы СОУТ хранятся по месту нахождения работодателя (головной офис), а ознакомление в филиалах допускается со скан-копиями карт СОУТ при условии заверения копий. Подпись работника ставится непосредственно в карте СОУТ, отдельный лист ознакомления не заменяет этого требования.
Чтобы решение было верным, обратите внимание на следующее:
Работодатель самостоятельно определяет место хранения отчёта о проведении СОУТ в соответствии с ч. 6 ст. 15 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ (ФЗ-426). Обычно оригиналы хранятся в головном офисе, обеспечивающем централизованный документооборот. Для филиалов допустимо использование заверенных копий документов. Ознакомление вновь принятых работников с результатами СОУТ осуществляется путём предоставления карты СОУТ для подписи, что прямо установлено ФЗ-426 ст. 15 ч. 5. Отдельный лист ознакомления не соответствует требованиям закона, так как карта СОУТ является неотъемлемой частью отчёта и содержит персональные сведения об условиях труда на конкретном рабочем месте.
Важно: Срок ознакомления работников с картой СОУТ — не позднее 30 календарных дней со дня утверждения отчёта, исключая периоды отсутствия работника (отпуск, командировка).
Можно ли использовать скан-копии карт СОУТ для ознакомления в филиалах
Да, при условии заверения копий работодателем.
Согласно ФЗ-426 ст. 15 ч. 5, работодатель организует ознакомление работников с результатами СОУТ на их рабочих местах. Для филиалов допустимо использование электронных копий карт СОУТ, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя (ФЗ-426 ст. 15 ч. 2). Скан-копии на бумажном носителе должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации с пометкой «Копия верна». Это обеспечивает легитимность документа при отсутствии оригинала.
Важно: Оригиналы карт СОУТ хранятся в отчёте у работодателя (головной офис), а филиалы используют только заверенные копии.
Допустимо ли оформлять ознакомление на отдельном листе вместо карты СОУТ
Нет, подпись работника должна быть в самой карте СОУТ.
Карта специальной оценки условий труда — единственный документ, удостоверяющий факт ознакомления работника с результатами СОУТ на его рабочем месте (ФЗ-426 ст. 15 ч. 1 п. 3). Использование отдельного листа ознакомления не соответствует требованиям закона, так как карта содержит уникальные сведения о классе условий труда, вредных факторах и мероприятиях по улучшению условий труда. Подпись в карте подтверждает, что работник ознакомлен именно с этими персонифицированными данными.
Важно: Приказ Роструда от 11.11.2022 № 253 прямо указывает на необходимость получения подписи работника в карте СОУТ как обязательного элемента процедуры.
Как организовать хранение документов СОУТ в организации с филиалами
Оригиналы хранятся в головном офисе; филиалы получают заверенные копии для локального использования.
Порядок хранения определяется работодателем с учётом следующих шагов:
- 1Утвердить положение о документообороте, закрепив головной офис как место хранения оригиналов отчёта СОУТ (включая карты).
- 2Издать приказ о порядке доступа к документам СОУТ в филиалах, предусмотрев передачу заверенных копий.
- 3Обеспечить заверение копий карт СОУТ: электронные — усиленной квалифицированной подписью; бумажные — подписью руководителя филиала и печатью организации.
- 4Организовать защиту персональных данных при передаче и хранении копий в соответствии с ФЗ-152 «О персональных данных».
Важно: Срок хранения отчёта СОУТ составляет 45 лет (Приказ Минкультуры России № 558 от 25.08.2010), что требует обеспечения сохранности оригиналов в головном офисе.
Данные сведения публикуются исключительно в информационных целях и не могут трактоваться как официальная юридическая помощь. Все приведённые суждения — это частные экспертные позиции в области безопасности труда. В практической деятельности надлежит опираться на самые свежие варианты нормативно-правовой документации; при повышенной сложности задачи рекомендуется сотрудничество с отраслевыми специалистами.