Допускается ли ознакомление работников с картами СОУТ в электронной форме с использованием ЭЦП?

Работодатель использует систему электронного документооборота и рассматривает возможность ознакомления сотрудников с результатами специальной оценки условий труда в электронном виде, с применением электронной подписи для подтверждения факта ознакомления. Возникает вопрос о правомерности такого подхода и допустимых видах электронных подписей для данной процедуры.

Да, работодатель вправе организовать ознакомление работников с картами специальной оценки условий труда (СОУТ) в электронной форме с использованием электронной подписи при наличии электронного документооборота, если соблюдены требования законодательства об электронной подписи и трудового права.

Чтобы решение было верным, обратите внимание на следующее:

Ознакомление с результатами СОУТ является обязанностью работодателя, установленной статьёй 15 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ. Трудовой кодекс РФ не содержит прямого запрета на электронную форму ознакомления с документами, связанными с охраной труда, за исключением отдельных категорий документов, перечисленных в части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Карта СОУТ не входит в этот перечень, что позволяет проводить ознакомление в электронном виде. При этом факт ознакомления должен быть подтверждён электронной подписью работника в соответствии с требованиями статьи 22.3 ТК РФ и Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Важно: Работодатель должен обеспечить достоверность и юридическую значимость процедуры электронного ознакомления, используя предусмотренные законом виды электронных подписей и соблюдая установленные сроки (не позднее 30 календарных дней с даты утверждения отчёта о проведении СОУТ).

Какие виды электронной подписи можно использовать для ознакомления с картой СОУТ

Для подтверждения факта электронного ознакомления с картой СОУТ работник может использовать: усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) или простую электронную подпись (ПЭП) при соблюдении определённых условий.

Конкретный вид электронной подписи определяется в зависимости от типа электронного документа и системы документооборота. Согласно части 5 статьи 22.3 ТК РФ, при подписании электронных документов в информационной системе работодателя (кроме исключений, перечисленных в части 4 этой же статьи) работник вправе использовать:

• Усиленную квалифицированную электронную подпись;
• Усиленную неквалифицированную электронную подпись, если порядок её проверки установлен соглашением между работником и работодателем;
• Усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства;
• Простую электронную подпись при условии, что соглашением сторон трудового договора определены правила идентификации подписанта и требования к защите ключа подписи.

Для карты СОУТ как документа, не относящегося к исключениям части 4 статьи 22.3 ТК РФ (таким как трудовой договор, приказ об увольнении и др.), допустимы все перечисленные виды подписей. Выбор конкретного типа ЭП должен быть закреплён в локальном нормативном акте работодателя или соглашении с работником.

Важно: Использование простой электронной подписи требует обязательного наличия соглашения между работодателем и работником, устанавливающего правила определения лица, подписывающего документ, и требования к конфиденциальности ключа подписи.

Как организовать электронное ознакомление работников с результатами СОУТ

Работодатель должен обеспечить доступ работников к электронным картам СОУТ через корпоративную информационную систему, зафиксировать факт ознакомления с помощью электронной подписи и соблюсти 30-дневный срок с момента утверждения отчёта о проведении СОУТ.

Порядок действий включает:

1. 1Утверждение отчёта о проведении специальной оценки условий труда комиссией по СОУТ.
2. 2Размещение карт СОУТ в электронном виде в информационной системе работодателя, доступной для работников.
3. 3Организацию процедуры подписания работником документа об ознакомлении с результатами СОУТ с использованием выбранного вида электронной подписи.
4. 4Фиксацию даты и времени ознакомления в системе электронного документооборота.
5. 5Хранение электронных документов, подтверждающих факт ознакомления, в течение установленного срока (не менее 50 лет для документов по СОУТ).

Срок ознакомления составляет не более 30 календарных дней со дня утверждения отчёта о проведении СОУТ, как установлено частью 5 статьи 15 Федерального закона № 426-ФЗ. Работодатель также обязан разместить сводные данные о результатах СОУТ на своём официальном сайте (при его наличии) в тот же срок.

Важно: При организации электронного ознакомления необходимо обеспечить возможность для работника задать вопросы о результатах СОУТ и получить разъяснения, как того требует пункт 36 Приказа Минтруда России от 24.01.2014 № 33н.

Какие нормативные акты регулируют электронный документооборот при СОУТ

Основными документами, устанавливающими требования к электронному ознакомлению с результатами СОУТ, являются Трудовой кодекс РФ (статьи 22.1, 22.3), Федеральный закон «Об электронной подписи» и Федеральный закон «О специальной оценке условий труда».

Ключевые нормативные акты:

• Статья 22.3 ТК РФ определяет виды электронных подписей, которые могут использоваться работниками при подписании электронных документов в информационной системе работодателя.
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает условия признания электронных документов равнозначными бумажным (статья 6).
• Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» закрепляет обязанность работодателя ознакомить работников с результатами СОУТ под подпись (статья 15).
• Приказ Минтруда России от 24.01.2014 № 33н (в редакции от 14.11.2022) содержит требования к порядку проведения СОУТ, включая форму карты СОУТ и сроки ознакомления.

Эти акты допускают использование электронной подписи для подтверждения ознакомления с картой СОУТ при условии соблюдения установленных процедур и сроков.

Важно: С 1 сентября 2023 года Федеральным законом от 24.07.2023 № 381-ФЗ разрешено составление отчёта о СОУТ в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью, что подтверждает тенденцию к цифровизации процессов в области охраны труда.

Опубликованные тексты допустимо использовать лишь для первичного ознакомления — они не являются юридической консультацией. Каждое высказывание представляет собой субъективное мнение эксперта по охране труда. В реальных рабочих ситуациях ориентиром должны служить последние редакции соответствующих правовых документов, а в запутанных кейсах целесообразно привлечение узких специалистов.