Профессиональные риски администратора: как составить карту

Одинаковое название должности может скрывать совершенно разную работу. Администратор офиса принимает посетителей и контролирует помещения, администратор гостиницы взаимодействует с гостями и иногда работает ночью, администратор медицинского центра находится в среде со своей организацией процессов. Системный администратор обслуживает ИТ-инфраструктуру, перемещает оборудование и может работать в серверных. Поэтому профессиональные риски администратора нельзя определять только по записи в штатном расписании или по готовому образцу из другой организации.

Правильная отправная точка — не название должности, а фактически выполняемые операции, рабочие зоны, оборудование, контакты с людьми и возможные отклонения от обычного процесса. Итогом становится не формальная таблица, а документ, по которому можно установить источник опасности, условия ее возникновения, возможные последствия и необходимые меры управления.

Почему сначала нужно определить вид администратора

Статья 218 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ требует проводить при функционировании системы управления охраной труда системные мероприятия по выявлению опасностей, оценке и снижению уровней профессиональных рисков на рабочих местах. Выявление включает обнаружение, распознавание и описание опасностей, в том числе их источников, условий возникновения и потенциальных последствий. Общей формулировки «работа администратора» для этого недостаточно: без фактического описания работы невозможно обоснованно определить опасное событие и оценить риск.

До обследования рабочего места работодателю полезно составить функциональный профиль должности. В него следует включить сведения не только из должностной инструкции, но и о реально выполняемых действиях:

• где администратор находится постоянно и какие зоны посещает периодически;
• принимает ли посетителей, клиентов, пациентов, поставщиков или подрядчиков;
• работает ли в одиночку, в вечернее либо ночное время;
• использует ли офисную технику, переносные электроприборы, стремянки, тележки или ручной инструмент;
• перемещает ли коробки, оргтехнику, мебель и другие предметы;
• имеет ли доступ в технические, складские, серверные или производственные помещения;
• участвует ли в урегулировании конфликтов и реагировании на нештатные ситуации.

Такой профиль позволяет отделить администратора помещения или клиентской зоны от системного администратора. Для ИТ-работника дополнительно анализируют операции с компьютерным и сетевым оборудованием, подключением кабелей, переносом техники, доступом к стойкам и серверным помещениям. Механически переносить ему перечень рисков администратора гостиницы, клиники или торгового зала нельзя.

Различие важно и внутри одной организации. Два работника с одинаковой должностью могут выполнять разные дополнительные операции, работать в разных зонах или сменах. Если эти отличия влияют на источники опасности либо условия воздействия, их необходимо отразить в исходных данных. Объединение работников в одну оценочную группу допустимо только как обоснованный организационный прием, когда фактическая работа действительно сопоставима.

Как выявить опасности на рабочем месте администратора

Выявление удобно проводить по маршруту рабочего дня. Специалист сопоставляет документы с наблюдением: изучает должностную инструкцию и локальные регламенты, беседует с работником и руководителем, осматривает постоянное место, проходы и периодически посещаемые зоны. Отдельно анализируют сведения о происшествиях, микроповреждениях, жалобах и изменениях в организации работы.

Статья 218 Трудового кодекса РФ связывает обнаружение и описание опасностей с контролем состояния условий и охраны труда, расследованием несчастных случаев и профессиональных заболеваний, а также рассмотрением причин и обстоятельств событий, приведших к микроповреждениям. Поэтому отсутствие зарегистрированного несчастного случая еще не доказывает отсутствие опасности. Например, сообщения работников о скользком покрытии или поврежденном кабеле дают основание обследовать ситуацию до наступления травмы.

Для типичного администратора офиса, гостиницы, клиентского центра или иного непроизводственного объекта могут проверяться следующие опасности на рабочем месте администратора:

• падение на мокром полу, пороге, лестнице или в загроможденном проходе;
• падение предметов с полок и стеллажей;
• контакт с поврежденным электроприбором, вилкой, розеткой или кабелем;
• травмирование при перемещении коробок, оргтехники или мебели;
• неудобная или длительно сохраняемая рабочая поза;
• зрительная нагрузка при продолжительной работе с экраном;
• конфликтное или агрессивное поведение посетителя;
• воздействие опасных факторов при пожаре или другой нештатной ситуации;
• работа в одиночку либо в ночную смену, если она предусмотрена;
• опасности в помещениях, куда работник входит периодически в связи со своими обязанностями.

Это ориентиры для обследования, а не универсальный нормативный перечень и не готовая оценка. Каждую позицию нужно проверить применительно к конкретной организации: установить источник, условия воздействия и возможное опасное событие. Если администратор не переносит предметы и не входит в складские зоны, соответствующие сценарии нельзя включать только для увеличения списка. И наоборот, редкая операция не должна выпадать из анализа, если она входит в работу и способна привести к существенным последствиям.

Работодатель может провести оценку профессиональных рисков своими силами или привлечь исполнителя. В обоих случаях исходные сведения должна предоставить организация, а результат необходимо сопоставить с фактической работой. Внешний специалист не сможет достоверно восстановить маршруты, периодические задачи и неформально сложившиеся обязанности без осмотра рабочих зон и участия работников.

По итогам обследования целесообразно сформировать реестр опасностей администратора либо иной принятый работодателем перечень. В нем важно разделять опасность, ее источник и возможное событие. Например, поврежденный кабель — источник, возможность контакта с электрической частью — условие или сценарий воздействия, а поражение работника электрическим током — возможное опасное событие. Такое разделение помогает подобрать меру, направленную на реальную причину.

Как оценить выявленные риски без подмены анализа шаблоном

После составления перечня опасностей работодатель выбирает метод оценки. Пункты 5–9 Рекомендаций, утвержденных приказом Минтруда России от 28.12.2021 № 926, предлагают учитывать сложность деятельности, наличие производственных процессов и травмоопасного оборудования, результаты специальной оценки условий труда, необходимую детализацию, возможные последствия, доступность исходной информации и понятность результата. Конкретный пригодный метод работодатель выбирает самостоятельно.

Для административной работы нередко используют матрицу, в которой сопоставляются вероятность события и тяжесть последствий. Это возможный, но не единственный вариант. Название метода само по себе не делает оценку обоснованной. В локальной процедуре нужно закрепить шкалы, критерии и правило определения итогового уровня. Обозначения «низкий», «средний» и «высокий» не дают практической пользы, если участники оценки не могут объяснить выбор значений.

Практическая последовательность оценки рисков администратора может выглядеть так:

1. описать опасность и ее источник;
2. указать выполняемую операцию, рабочую зону или ситуацию воздействия;
3. сформулировать возможное событие и последствия для работника;
4. зафиксировать уже действующие защитные меры;
5. по принятой методике определить текущий уровень риска;
6. решить, требуются ли дополнительные меры;
7. назначить ответственного, срок и необходимые ресурсы;
8. после реализации мер проверить результат и при необходимости повторить оценку.

Раздел III Примерного положения о системе управления охраной труда, утвержденного приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 776н, рассматривает планирование управления профессиональными рисками как связанную работу с выявлением опасностей, оценкой, мерами, контролем и пересмотром. Пункты 17–27 посвящены планированию процессов управления рисками, а пункты 29–32 — мероприятиям, срокам, ответственным и ресурсам. Следовательно, документ не должен завершаться выставлением балла: оцененный риск необходимо связать с управленческим решением.

При выборе метода также следует проверить, можно ли воспроизвести расчет. Если разные участники, применяя одни и те же исходные данные и утвержденные критерии, получают несопоставимые результаты, процедуру нужно уточнить. Прослеживаемость особенно важна при пересмотре карты: организация должна понимать, что изменило итоговый уровень — новые исходные данные, реализованная мера либо корректировка самой методики.

Подготовка специалистов по программе «Оценка и управление профессиональными рисками» может помочь систематизировать выбор метода, идентификацию опасностей и планирование мероприятий. При этом обучение не заменяет обследование рабочих мест и оформление документов конкретного работодателя.

Что должна содержать карта рисков администратора

Рассмотренные нормативные основания не устанавливают единую обязательную форму карты для этой должности. Работодатель определяет формат в документах своей системы управления охраной труда. Главное, чтобы запись позволяла проследить ход оценки и связать опасность с работой, возможными последствиями, уровнем риска и мерами.

Рабочая карта рисков администратора может включать следующие графы:

Карта профессиональных рисков администратора должна быть согласована с перечнем опасностей и планом мероприятий, если эти документы ведутся отдельно. Нежелательно, чтобы в одном документе причиной риска было названо поврежденное напольное покрытие, а в другом предусматривался только инструктаж о внимательности. Редакционный практический вывод состоит в том, что меру следует соотносить с источником: информирование работника может дополнять, но не должно скрывать неустраненную техническую или организационную проблему.

Полезно указывать участников оценки и исходные материалы: должностную инструкцию, результаты осмотра, сведения работника, данные о происшествиях и микроповреждениях, результаты специальной оценки условий труда. Эти материалы не доказывают автоматически наличие каждого риска, но позволяют восстановить логику решения.

В карте следует использовать единые термины. Если реестр опасностей, методика и план мероприятий называют один и тот же объект по-разному, возрастает риск потерять связь между оценкой и действием. До утверждения документов стоит проверить соответствие идентификаторов опасностей, рабочих зон и мероприятий во всех связанных формах.

Как соотносятся оценка рисков и результаты СОУТ

Специальная оценка условий труда и управление профессиональными рисками могут использовать общие исходные сведения, но не подменяют друг друга. Пункт 6 Рекомендаций, утвержденных приказом Минтруда России от 28.12.2021 № 926, относит результаты СОУТ к обстоятельствам, которые рекомендуется учитывать при выборе метода оценки рисков. Это означает возможность использовать проверенные сведения об условиях труда, а не автоматическое превращение отчета о СОУТ в карту риска.

В материалах СОУТ отражаются идентифицированные производственные факторы, результаты предусмотренных процедурой исследований и установленный класс условий труда. При управлении профессиональными рисками дополнительно анализируют опасные события, вероятность травмирования, нештатные ситуации, периодические операции и организационные условия. Например, скользкий пол у стойки приема, агрессия посетителя или падение коробки при разовом перемещении имущества могут требовать анализа независимо от состава факторов, отраженных в карте СОУТ.

Ошибочно и обратное действие: переносить каждую строку оценки рисков в отчет о СОУТ или использовать уровень профессионального риска как класс условий труда. Это разные показатели, полученные для разных управленческих задач. Документы следует сопоставлять на предмет фактических противоречий: совпадают ли рабочие места, оборудование, функции и условия, описанные в исходных данных.

Если администратору поручили новые операции, изменили оборудование или перевели его в другую рабочую зону, сначала нужно установить содержание изменения. Затем проверяют актуальность оценки рисков и отдельно решают вопросы, относящиеся к процедуре СОУТ. Карта риска сама по себе не устанавливает класс условий труда, не изменяет отчет о СОУТ и не служит самостоятельным основанием для вывода о гарантиях и компенсациях.

Какие меры подходят для разных видов администратора

Меры выбирают по установленным причинам и уровню риска. Для опасности падения это могут быть ремонт покрытия, удаление препятствий, организация уборки и обозначение временно опасной зоны. Для опасности, связанной с неисправным электроприбором, — вывод оборудования из эксплуатации и организация проверки компетентным персоналом. Если источником риска является конфликт с посетителем, рассматривают порядок вызова помощи, планировку рабочего места, средства связи, распределение полномочий и алгоритм действий персонала.

Для системного администратора набор решений будет иным. Если он перемещает оборудование, следует организовать безопасную доставку и размещение техники. При доступе к серверным и техническим помещениям оценивают фактическую планировку, кабельные трассы, стойки, электрооборудование, микроклимат и порядок допуска. Если отдельные операции должен выполнять специализированный персонал, разграничение обязанностей должно соблюдаться фактически, а не только присутствовать в локальных документах.

В медицинской организации должность администратора также нельзя автоматически приравнивать к персоналу, который непосредственно работает с диагностической аппаратурой. Специализированные отраслевые опасности включают в оценку только при подтвержденном нахождении работника в соответствующей зоне либо выполнении связанных операций. Сам факт работы в клинике не подтверждает воздействие факторов, характерных для рентгеновских кабинетов, МРТ или иных специализированных процессов.

Статья 218 Трудового кодекса РФ связывает управление профессиональными рисками не только с выявлением и оценкой, но и со снижением их уровней. Поэтому приоритет мер нужно определять с учетом результата оценки и потенциальных последствий. После выполнения мероприятия следует проверить, изменились ли источник опасности, условия воздействия или вероятность опасного события. Одного приказа либо отметки о проведенном инструктаже недостаточно, если фактическая причина сохранилась.

Когда карту нужно пересматривать

Порядок планового пересмотра закрепляют в процедуре работодателя. Кроме плановой даты, карта требует проверки, когда прежнее описание перестает соответствовать реальной работе. Поводом могут стать изменение функций администратора, переезд стойки или офиса, установка нового оборудования, изменение маршрутов посетителей, введение ночных смен, поручение работ по перемещению имущества, происшествие или выявленное микроповреждение.

Пересмотр не всегда означает полное оформление документов заново. Сначала определяют изменившиеся работы, зоны и источники, затем актуализируют связанные опасности, оценивают риск по действующей методике и корректируют меры. Такой подход сохраняет прослеживаемость: из документов видно, что изменилось и почему работодатель принял новое решение.

Перед утверждением результата полезно провести контрольную проверку:

• вид администратора и его фактические обязанности определены однозначно;
• учтены постоянные и периодически посещаемые рабочие зоны;
• сведения работника использованы при выявлении опасностей;
• для каждой опасности указаны источник, условия и возможное событие;
• уровень рассчитан по принятой работодателем методике;
• действующие меры подтверждаются фактически, а не только локальным документом;
• дополнительные мероприятия имеют ответственных, сроки и необходимые ресурсы;
• после защитных мер предусмотрена проверка результата;
• риски системного администратора не смешаны с рисками администратора помещения или клиентской зоны.

Обоснованная оценка начинается с точного описания работы и заканчивается проверяемыми мерами. Чем конкретнее организация связывает функцию, рабочую зону, источник опасности и возможное событие, тем меньше вероятность получить формальную карту, не отражающую реальные условия труда.